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Ausschreibungen, Angebote, Vergabe, Abrechnung

Was ist eine Ausschreibung

Eine Ausschreibung ist ein Dokument, welches die erforderlichen bzw. erwünschten Leistungen im Detail beschreibt und die errechnete oder geschätzte Menge angibt. Zudem kann in einer Ausschreibung bereits der gewünschte Zeitraum der Arbeitsausführung angegeben werden.

Beispiel:

Position Beschreibung Menge Einheit
1 Ziegelaußenmauer 30cm 16,0
2 Betonmauer 25cm 22,0
3 Massivbetondecke 25cm 125,0
4 Fugenband 220,0 m

Je genauer die Ausschreibung, desto weniger Spielraum lässt man dem Anbietenden bei der Angebotsabgabe, um von der eigentlichen Position abzuweichen.

Beispiel
Beschreibt man eine Position nur mit einem Stichwort, z.B. Position 1 „Ziegelaußenmauer 30cm“ so sagt es aus, dass eine Ziegelaußenmauer mit einer Stärke von 30cm erwünscht wird und nicht mehr.
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Form

Die Form einer Ausschreibung ist nicht bindend, diese kann eine professionelle Form annehmen bzw. kann auch in Form einer Mail oder eines handgeschriebenen Dokumentes sein, welches die Arbeiten beschreibt, die Produkteigenschaften und die Mengen angibt.
Des Weiteren gilt: Je genauer die Mengenangabe in der Ausschreibung ist, desto geringer wird der Unterschied der Gesamtsumme zwischen Angebot und Endabrechnung. Bedenken Sie auch, dass die Menge einer Position Auswirkungen auf dessen Einheitspreis hat.

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Baukostentipp

Sie können über das Ausschreibungsmodul in unserem Portal selbst Ausschreibungen erstellen und für die Angebotsanfragen versenden. Die notwendigen Hilfen dazu erhalten Sie in unserem Portal, so dass auch Sie als Laie mit etwas Zeitaufwand eine brauchbare Ausschreibung gestalten können. Außerdem erleichtert die Angabe von Richtpreisen in unserem Ausschreibungsmodul die Vorauswahl der Materialien, das anschließende richtige Vergleichen der eingehenden Angebote und somit die Wahl des ausführenden Unternehmens.


Warum und Wann Arbeiten ausschreiben

Warum Ausschreibungen
Ausführungsarbeiten wie auch Projektierungsarbeiten lassen sich am besten über Ausschreibungen anbieten, denn somit werden den anbietenden Unternehmen klare Informationen über die zu erbringenden Leistungen in geeigneter Form vorgelegt.
Eine Ausschreibung erleichtert im Folgenden den Angebotsvergleich, die Auftragsvergabe und die Endabrechnung.

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Wann sind Ausschreibungen empfehlenswert

Die Ausschreibungen sind kein inbegriffener Teil einer Projektierung oder einer Ausführungsplanung, dies muss eigens in Auftrag gegeben werden, d.h. eine Ausschreibung kostet Sie was.
Hilfreich kann eine detaillierte Ausschreibung zu jedem Gewerk sein, jedoch werden in der Regel zu folgenden Gewerken Ausschreibungen ausgearbeitet:

  • Erdbewegungsarbeiten,
  • Baumeisterarbeiten,
  • Zimmermannsarbeiten,
  • Vollwärmeschutz,
  • Aufstellung der Fenster und Türen.

Sind für die Beschreibung der gewünschten Ausführungsarbeiten eines einzelnen Gewerkes viele Positionen notwendig und ist die Ausführung der einzelnen Positionen mit einer Vielzahl an Produkten, welche am Markt angeboten werden, realisierbar, so empfiehlt sich die Ausarbeitung einer Ausschreibung mit genauen Angaben zu jeder Position. Bestes Beispiel für den hier beschriebenen Fall sind die Baumeisterarbeiten.

Installationen
Weitere Ausschreibungen, die nicht die Regel darstellen, sind die Ausschreibungen zu der Elektroanlage und zu der Sanitär- /Thermoanlage. Diese werden vom Elektroplaner bzw. vom Heizungstechniker ausgearbeitet, jedoch muss auch dies eigens in Auftrag gegeben werden.

Ausschreibungen regen zum Denken und frühzeitigem Entscheiden an
Wird eine Ausschreibung in Auftrag gegeben bzw. selber erstellt, so sollten bereits während der Ausarbeitung der Ausschreibung die Ausführungsdetails durchdacht und die notwendigen Entscheidungen getroffen werden, was sonst sehr oft erst auf der Baustelle geschieht und somit die Gefahr unüberlegter Entscheidungen in sich birgt.
Während der Ausarbeitung einer Ausschreibung, macht sich der Techniker bzw. der Bauherr Gedanken zu jeder Position, Schritt für Schritt, muss die Mengen ermitteln und trifft die Materialentscheidungen passend zum Bauobjekt.

Vorteile von Ausschreibungen
Vorteile, die aus einer ausführlichen Ausschreibung entstehen, lassen sich sehr gut auch an den nachfolgenden Schritten beobachten:

  • Die Angebote basieren alle auf der gleichen Ausschreibungsunterlage, somit lassen sich die Angebote leichter vergleichen.
  • Die Eigenschaften der Produkte sind sorgfältig angegeben, somit verringert sich die Gefahr qualitativ unterschiedliche Produkte angeboten zu bekommen.
  • Die Mengen sind gründlich gemessen worden und somit liegen die Mengenunterschiede zwischen Angeboten und Endabrechnungen in akzeptablen Größen.
  • Die Ausschreibungen, welche über unser Portal erstellt werden, verfügen außerdem über Richtwertangaben, somit erleichtern sie die Wahl zwischen den unterschiedlichen Produkten.

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Arten von Ausschreibungen

Arbeiten kann man in unterschiedlicher Weise ausschreiben:

Nach Aufmaß

000000A22Die meisten Arbeiten werden nach Aufmaß ausgeschrieben. Die klassische Ausschreibung, wie bereits weiter oben beschrieben, beschreibt die auszuführenden Arbeiten mittels Positionen und dazugehörigen Mengen. Zu diesen Positionen bieten die Unternehmen die Einheitspreise an und nach Fertigstellung der Arbeiten folgt die Endabrechnung mit den tatsächlich eingebauten Mengen. Multipliziert man diese nun mit den vereinbarten Einheitspreisen, erhält man somit die effektive Endsumme.
Hier geht es zu unserem Ausschreibungsmodul.

Pauschal

000000A23Eine Leistung pauschal auszuschreiben bedeutet, man erklärt exakt, welche Leistungen und welche Mengen zu erbringen sind und man lässt sich dazu einen Gesamtpreis anbieten.
Dabei muss genau feststehen, was gemacht werden soll, jegliche Details und Produkteigenschaften müssen bei Angebotsanfrage definiert sein. Unterlagen, wie Statik, Ausführungspläne, Sicherheits-und Koordinierungsplan, müssen in definitiver Form vorliegen und es dürfen während der Bauphase keine Änderungen vorgenommen werden, welche z.B. Mengen und Produkteigenschaften beeinflussen.

Regie

Dabei werden die Materialien und die Arbeitsleistungen von Personal, Maschinen oder Mieten nach effektivem Arbeitsaufwand verrechnet.

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  • Die Arbeitskräfte und die Maschinen werden dabei laut vereinbartem Stundensatz €/h in Rechnung gestellt.
  • Die Miete von Kleinmaschinen, Gerüsten, Werkzeugen usw. werden pauschal für die gesamte Bauzeit, pro Woche oder pro Monat verrechnet.
  • Die eingebauten Materialien werden anhand einer vorab bestätigten Preisliste vergütet.

Regiearbeiten empfehlen sich bei Sanierungsarbeiten, Umbauarbeiten, Abbrucharbeiten, Erdbewegungsarbeiten, also Arbeiten, die mittels Ausschreibung nach Aufmaß nur schwer zu quantifizieren sind.

Um Arbeiten in Regie ausschreiben zu können, empfiehlt es sich außerdem:

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  • Das ausführende Unternehmen bereits zu kennen (Professionalität, Schnelligkeit, Ehrlichkeit)
  • Stichprobenartige Kontrollen über die vermerkten Arbeitsstunden, ob diese effektiv gearbeitet worden sind und ob die Anzahl der angegebenen Arbeitskräfte an der Baustelle übereinstimmen.
  • Sich täglich einen Arbeitsbericht vorlegen zu lassen, um am Ende die Stunden leichter kontrollieren zu können.
  • Bei der Regievergabe bedarf es einer natürlichen Portion an Vertrauen.

Weitere Möglichkeit

000000A25Die letzte Möglichkeit der Ausschreibung, die wir hier auflisten, ist eigentlich keine Ausschreibung im eigentlichen Sinne, da die wichtigsten Angaben, wie Produktbeschreibung und die Mengen, nicht angegeben werden. Der Bauherr wendet sich dabei nur mit dem Einreichprojekt an die ausführenden Unternehmen und bittet diese um ein Angebot.
Diese Variante wird oft aus Eile gewählt, sofort nach Erteilung der Genehmigung mit den Arbeiten beginnen zu wollen, wobei keine Zeit für eine sorgfältige Ausführungsplanung und Erstellung von Ausschreibungen zur Verfügung steht bzw. dafür kein Geld ausgegeben werden möchte.
Folgendes muss bedacht werden:

  • Es fehlen die Ausführungsdetails, d.h., die Unternehmen müssen annehmen, wie die Details ausgeführt werden.
  • Die Produkte sind nicht definiert, somit hat jeder Handwerker freie Hand bei der Wahl der Produkte bzw. Materialien (gut oder schlecht, günstig oder teuer, ökologisch oder nicht, nachhaltig oder nicht, für den vorliegenden Fall geeignet oder weniger geeignet).
  • Die Mengen sind nicht bekannt. Jedes Unternehmen muss diese selber aus dem Einreichplan entnehmen, welcher viele Merkmale nicht angibt. Außerdem wird mit Sicherheit jedes Unternehmen unterschiedliche Mengen angeben. Grund dafür sind die fehlenden Details und die Genauigkeit, mit welcher er die Messungen durchführt usw.

BaukostentippWenden Sie diese Art von Angebotsanfrage nur an, sofern Ihnen die oben genannten Probleme, die auftreten können, bewusst sind.
Außerdem raten wir Ihnen, die Statik bzw. Vorstatik und die wichtigsten Ausführungsdetails bereits geklärt zu haben.
Bei einfachen Bauvorhaben, wie Garagen, Wirtschaftsgebäuden, kleineren Erweiterungen wird diese Methode oft angewendet.

 Premium Download: Vergleichstabelle

Beispiel für ein ungleiches Angebot ,beruhend auf wesentlichen Produkteigenschaften:
Dieses Beispiel ist zwar etwas banal und der Unterschied des Produktes ist leicht zu erkennen, verglichen mit Unterschieden in Angeboten der Baumeister und Zimmerer, jedoch zur Erklärung finden wir es passend.

Sie haben Fenster mit Zweifach-Verglasung angefragt, ein Unternehmen bietet Ihnen jedoch gutgemeint eine etwas teurere Dreifach- Verglasung an. Sollten sie nicht daran interessiert sein, dann können sie eine Überarbeitung des Angebotes mit Zweifach-Verglasung anfordern und dann erst lassen sich die Angebote vergleichen.

Damit wollen wir sagen, dass die Handwerker darauf angesprochen werden sollten, Sie sollten dabei wählen, welche Produktvariante Sie erwünschen (z.B. Zweifach oder Dreifach- Verglasung?) und alle Handwerker sollen Ihnen gleichwertige Produkte anbieten, welche dann effektiv verglichen werden können.

Angebote verhandeln
Verhandeln bringt Ihnen mit höchster Wahrscheinlichkeit einen Preisnachlass, es lohnt sich allemal, es zu versuchen.
Seien Sie nicht schüchtern und haben Sie den Mut, denn es ist Ihr hart verdientes Geld, welches Sie ausgeben.
Bedenken Sie aber auch, dass der Dienstleister bzw. Handwerker etwas dabei verdienen will, und das ist auch richtig so, daher ist ein zu hartnäckiges Verhandeln nicht sehr korrekt bzw. kann zu Problemen in der Ausführung oder bei der Endabrechnung führen. 000000A28

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Also Vergleichen und Verhandeln oder nicht?

BaukostentippVergleichen und Verhandeln der Angebote wird trotz voran-gegangener Argumentation stets wärmstens empfohlen, jedoch mit Bedacht und Respekt gegenüber den ausführenden Unternehmen.
Sie wollen und sollen sich was sparen.

Die Unternehmen sollen Ihre Arbeit gut machen und dafür was verdienen.

Nicht vergleichen – nicht verhandeln
Das Nicht- Vergleichen und Nicht- Verhandeln von Angeboten bzw. die komplette vertrauensbasierte Auftragsvergabe ohne vorhergehende Angebotsanfrage kann gut gehen und positiv zum Abschluss gebracht werden, wenn:

  1. Es 100% kompetente und ehrliche Unternehmen sind.
  2. Sie nicht kontrollieren und einfach ohne jegliche Zweifel die Rechnung begleichen.

 


Zahlungsmoral

An dieser Stelle möchten wir einen Aufruf zu der Zahlungsmoral machen.
achtungGanze Arbeitsleistungen nicht entgelten, da Sie mit der erbrachten Leistung nicht zufrieden gestellt wurden oder Ihnen die Rechnungssumme nicht ganz klar ist bzw. weil die Mengen nicht mit dem Angebot übereinstimmen, kann für ein ausführendes Unternehmen schwere Folgen haben, denn dieses muss die Materialien und das Personal zeitlich bezahlen.
Die Schuld an Unklarheiten in den Endabrechnungen oder höheren Rechnungssummen als die Angebotssummen muss nicht beim Unternehmen liegen, jedoch liegt diese auch oft an der Unwissenheit der Bauherren. Lassen Sie sich z.B. vom Projektanten bei der Kontrolle der Endabrechnung helfen.
Einen Teilbetrag zurückhalten steht Ihnen ohne Weiteres zu und hilft Ihnen, die Zweifel zu lösen (10- 15%).
Zahlen Sie daher wenigstens einen Teil der Rechnung, das Unternehmen wird somit nicht geschädigt und Ihnen bleibt immer noch ein Teil als Verhandlungssicherheit, bis alles geklärt ist.

Wir freuen uns über Kommentare und Korrekturvorschläge: